Situation

Ein Automobilzulieferer hat im Verlauf der letzten ca. 10 Jahre einige tausend interne Dokumente im Intranet abgelegt. Die Software, mit deren Hilfe das Intranet betrieben wird, gestattet es, alle Dokumente im Volltext zu durchsuchen. Zusätzlich werden zum Zeitpunkt der Ablage durch den zuständigen Mitarbeiter Schlagworte vergeben und dem Dokument zugeordnet. Weil die Schlagworte aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt werden können, existieren in der Schlagwortliste praktisch keine Schreibfehler.

Trotz dieser vorhandenen Infrastruktur ist im Verlauf die Situation entstanden, dass Dokumente, die eigentlich vorhanden sein sollten, nicht oder nur sehr schwer und zeitaufwändig gefunden werden können. Hinzu kommt, dass für neue Interessen, die erst im Lauf der letzten Jahre entstanden sind, nur sehr schwierig passende Dokumente gefunden werden können, weil nicht bekannt ist, mit welchen Begriffen bestimmte Zusammenhänge früher beschrieben worden sind, und weil die damals vergebenen Schlagworte diese Interessen nicht abgedeckt haben.

Lösungsweg

 Eine Kopie der abgelegten Dokumente wurde exportiert. Aus diesen Dokumenten wurde ein von Menschen lesbarer Suchindex gebaut und in das Intranet eingespielt, der alle vorkommenden Worte enthält. Zusätzlich wurden die exportierten Dokumente im ersten Durchlauf - statt wie bisher mit maximal 10 - mit 2000 Begriffen maschinell verschlagwortet (sollte sich herausstellen, dass das nicht reicht, kann die Anzahl der Schlagworte weiter erhöht werden). Die den einzelnen Dokumenten zugeordneten Schlagworte wurde ebenfalls in das Intranet eingespielt.

Ergebnis

 Der erzeilte Wissensgewinn ist deutlich gestiegen, weil man sicher sein kann, dass alle zu enem Thema passenden Dokumente auch gefunden werden. Durch den von Menschen lesbaren Index ist es darüber hinaus möglich, auch Dokumente außerhalb des eigenen Wissens zu finden und für sich nutzbar zu machen.