Situation

Ein Maschinenbauunternehmen hat über viele Jahre zahlreiche studentische Abschlussarbeiten angesammelt (ca. 650). Die Abschlussarbeiten liegen zwar alle im PDF-Format vor, wurden jedoch nicht zentral gesammelt, sondern in der jeweiligen Abteilung "abgelegt", die die Abschlussarbeit ursprünglich an eine Hochschule vergeben hatte. Durch Mitarbeiterfluktuation waren bereits zahlreiche Ansprechpartner der Studenten ausgeschieden, so dass auch das Wissen, warum und mit welchem Ergebnis eine Abschlussarbeit ursprünglich angefertigt worden war, bestenfalls noch rudimentär vorhanden war (das Wissen war im jeweiligen Dokument natürlich noch vorhanden, jedoch nicht mehr in den Köpfen der Mitarbeiten). Außerdem war es praktisch nicht möglich, bereichsübergreifend auf die Dokumente zuzugreifen. Deswegen war der Wunsch entstanden, eine zentrale, für alle relevanten Mitarbeiter zugängliche Ablage zu schaffen, die das gesammelte, in den Abschlussarbeiten vorhandene Wissen verfügbar macht.

Lösungsweg

Die gewünschte Ablage wurde - auf Wunsch des Unternehmens - als eigenständiges Content-Management-System (CMS) realisiert. Auf einem bereits vorhandenen Server wurde von der IT-Abteilung eine virtuelle Maschine in Betrieb genommen, die als Host für ein sogenanntes LAMP-System dient (LAMP: Linux, Apache, MariaDB, PHP). Auf der Maschine wurde - durch Entpacken einer von Numberland zur Verfügung gestellten Download-Datei - das komplette CMS incl. der darin enthaltenen Daten installiert. Es kann mit sehr wenig Wartung von der internen IT gewartet und gepflegt werden.

Um das CMS mit den Daten der Abschlussarbeiten zu füllen, wurden diese sowohl im Original (als PDF), als auch als aus dem Original extrahierter Text in das CMS eingelesen. Ein maschineller Suchindex wurde erstellt. Zusätzlich wurde aus den Worten aller Dokumente ein von Menschen lesbarer Suchindex gebaut und mit dem maschinellen Suchindex verknüpft. Dies dient dazu, auch die Begriffe suchen zu können, die einem selbst unbekannt sind (und deswegen eigentlich nicht gesucht werden können). Weil alle abgelegten Dokumente mit den N am häufigsten auftretenden Begriffen maschinell verschlagwortet wurden, werden beim Anzeigen eines bestimmten Dokuments die inhaltlich verwandten Dokumente mit angezeigt.

Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, sowohl einzelne Benutzer als auch Gruppen anzulegen, die sich Projekte mit den für sie interessanten Dokumenten zusammen stellen können, ohne dass deswegen die darin enthaltenen Dokumente für andere nicht mehr zugänglich wären. Sowohl Projekte als auch einzelne Dokumente lassen sich mit Kommentaren versehen, u. v. a. m. 

Ergebnis

Das Unternehmen besitzt nun eine zentrale Ablage für Abschlussarbeiten, die durch ihre deutlich verbesserte Zugänglichkeit auch den Nutzen bringen, der durch die Vergabe der Arbeit angestrebt war.