Wie Sie ihr ISO9001 Qualitätsmanagementsystem benutzen, um gleichzeitig ihr organisatorisches Wissen zu verwalten

(Eine Version der Grafik mit besserer Auflösung finden Sie hier)

Die letzte Version der Norm ISO9001 von 2015 (ISO9001:2015) hat einige entscheidende Änderungen mit sich gebracht, die Ihnen dabei helfen können, ein Qualitätsmanagementsystem nicht nur deswegen zu betreiben, weil es ihre Kunden fordern.
Zusätzlich können Sie nämlich die Möglichkeit schaffen, das Wissen ihrer Organisation so strukturiert zu erfassen und zu verwalten, dass es ihren Prozessen zugeordnet ist und zu ihren Organisationszielen passt.

Das liegt daran, dass

• die wesentlichen Kapitel der Norm (Kapitel vier bis zehn) in Form eines Deming-Zyklus angelegt sind (PLAN – DO – CHECK – ACT)
• die ISO 9001:2015 die Eigenverantwortlichkeit der Organisation hinsichtlich dokumentierter Information betont. Sie - die Organisation - ist selbst dafür verantwortlich, was (wie und wie lange) aufzubewahren ist. An den Stellen der Norm, an denen auf „Informationen“ ohne das Wort „dokumentiert“ verwiesen wird, kann die Organisation selbst entscheiden, ob sie diesen Sachverhalt dokumentieren will oder nicht.
  Es werden weder ein Qualitätsmanagementhandbuch noch dokumentierte Verfahren gefordert. Auch wenn die ISO 9001:2015 an manchen Stellen dokumentierte Information verlangt, ist die Menge an Dokumentation von der Größe, Komplexität und Kompetenz des Personals sowie den Risiken etc. abhängig.
• der Umgang mit Wissen einen ganz anderen stellenwert als vorher erhält. Welches Wissen wird für welchen Prozess benötigt? Ist das geforderte Wissen im Unternehmen vorhanden oder muss es noch erworben werden? Darauf aufbauend kann die Organisation ihren Wissensbedarf ermitteln und mögliche Handlungsfelder ableiten. Wissen wird von der ISO 9001:2015 als eigene Ressource verstanden, die es zu steuern gilt, um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen. Daher ist es essenziell, ein Bewusstsein für die Ressource Wissen auf allen Ebenen der Organisation zu entwickeln. Wissen ist ein Instrument zur erfolgreichen Unternehmenssteuerung. Es muss berechtigt angewendet werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Gerne können sie sich durch die Beispiele auf unserer Website inspirieren lassen.

Natürlich können Sie nach wie vor das Qualitätsmanagement NUR dazu benutzen, ihre Produkte und Dienstleistungen in der gewünschten Qualität herzustellen, und ihren Kunden gegenüber nachzuweisen, dass sie zertifiziert sind. Wenn das ihr Ziel ist, wird die Ressource „Wissen“ – z. B. die Qualitätsaufzeichnungen, die sie erstellen, abgelegt – in welcher Form auch immer.

Eine aussagekräftige QM-Dokumentation sollte jedoch nicht ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der Normforderungen gesehen werden. Sie bringt dem Unternehmen darüber hinaus dann einen hohen Nutzen, wenn das Potential, das in der Dokumentation enthaltene Wissen zu erschließen, gesehen wird.

Wenn dieser Gesichtspunkt für sie von Bedeutung ist, sollten sie ihr QM-System in ihr Intranet integrieren (es gibt ja keine Vorschrift mehr für die Form der Dokumentation), das abgelegte Wissen zugänglich und leichter wieder auffindbar zu machen um die Möglichkeit zu schaffen, aus vorhandenem Wissen zu lernen und Verbesserungen zu ermöglichen.

In diesem Artikel zeigen wir ihnen, welchen Nutzen im Hinblick auf die Erstellung und Analyse sowohl von Qualitätsanforderungsdokumenten, als auch von Qualitätsaufzeichnungen sie von Numberland erwarten können.

Bekanntlich gibt es ja zwei unterschiedliche Typen von Qualitätsdokumenten:

• Qualitätsanforderungsdokumenten, in denen sie beschreiben, wie etwas geschehen soll, und
• Qualitätsaufzeichnungen, in denen sie beschreiben, wie etwas geschehen ist).

Qualitätsanforderungsdokumente sind notwendig, um die Ziele zu definieren, die sie als Organisation erreichen wollen. Dazu zählen z. B. auch Strategiedokumente. Ein Strategiedokument kann ein Qualitätsanforderungsdokument im Sinne der ISO 9001 sein, wenn es dazu beiträgt, dass die Organisation ihre Qualitätsziele erreicht und die Anforderungen der Kunden erfüllt.

Gerne können sie sich durch die Beispiele auf unserer Website inspirieren lassen.

Das, was wir mit unseren Prozessen NAVIGATE, EXPLORE, COMPARE, CHANGE, IDENTIFY, COMBINE und BLEND ihnen als Ergebnis anbieten, sind Strategiedokumente in diesem Sinn.

• NAVIGATE zeigt ihnen, auf welchen Märkten ihre Kompetenzen (ihr Wissen und ihr Equipment) gebraucht werden,
• EXPLORE erstellt Markt- und Wettbewerbsanalysen,
• COMPARE dient dazu, mit Hilfe einer maschinellen Stärken-Schwächen-Analyse ihnen z. B. die Priorisierung von Projekten zu erleichtern,
• CHANGE liefert Aussagen zum Einfluss von Megatrends auf das, was sie tun,
• IDENTIFY erleichtert ihnen die Identifizierung immaterieller Vermögenswerte und schafft so einen Beitrag dafür, vorhandenes Wissen entweder besser zu bilanzieren oder sogar verkaufen zu können,
• COMBINE erzeugt Lösungen für komplexere Fragen, die von NAVIGATE, IDEATE, etc. alleine nicht beantwortet werden können (unsere Prozesse sind modular aufgebaut, so dass sie sich ohne Schwierigkeiten kombinieren lassen),
• BLEND schließlich sorgt dafür, dass sie auch dann eine Lösung erhalten können, wenn die anderen Prozesse keine befriedigende Lösung liefern können.

Qualitätsaufzeichnungen hingegen werden von Ihnen während der Durchführung von Prozessen erstellt. Sie sind in der Regel Dokumente, die auch dann, wenn sie bereits automatisch durch den Prozess selbst erzeugt werden, sowohl Zahlen als auch Text enthalten.

Mit unseren Prozessen IDEATE, REMEMBER, COMPARE, IDENTIFY, COMBINE und BLEND sind wir in der Lage, aus diesen Qualitätsaufzeichnungen, die sonst wahrscheinlich „nur“ dem Nachweis der Wirksamkeit ihres QM-Systems dienen würden, und in ihrer (elektronischen) Ablage „verschwinden“ zusätzlichen Nutzen zu generieren, indem wir das darin enthaltene Wissen verfügbar machen.

• IDEATE hilft ihnen, wenn sie neue Lösungsansätze für anstehende Fragen suchen (Innovationen, insbesondere Cross-Industry-Innovationen),
• REMEMBER unterstützt sie in vielfältiger Weise bei der Erschließung des internen Wissens,
• COMPARE dient dazu, mit Hilfe einer maschinellen Stärken-Schwächen-Analyse ihnen z. B. die Priorisierung von Projekten zu erleichtern (es wird internes mit externem Wissen verglichen),
• IDENTIFY erleichtert ihnen die Identifizierung immaterieller Vermögenswerte und schafft so einen Beitrag dafür, vorhandenes Wissen entweder besser zu bilanzieren oder sogar verkaufen zu können,
• COMBINE erzeugt Lösungen für komplexere Fragen, die von NAVIGATE, IDEATE, etc. alleine nicht beantwortet werden können (unsere Prozesse sind modular aufgebaut, so dass sie sich ohne Schwierigkeiten kombinieren lassen),
• BLEND schließlich sorgt dafür, dass sie auch dann eine Lösung erhalten können, wenn die anderen Prozesse keine befriedigende Lösung liefern können.

Wie sie sehen, lassen sich mache Prozesse sowohl auf Qualitätsanforderungsdokumente, als auch auf Qualitätsaufzeichnungen anwenden. Entweder, weil man für eine Analyse beide Seiten benötigt, oder weil die Anwendung für beide Seiten Sinn ergibt.

Gerne können sie sich durch die Beispiele auf unserer Website inspirieren lassen.