Qualitätsaufzeichnungen - wenn wir wüssten, was wir wissen ...

Prüfbescheinigungen, Fehlerprotokolle, Wartungsnachweise - in jeder Einrichtung gibt es eine Vielzahl von Aufzeichnungen für die (technische) Qualitätssicherung gemäß ISO 9001 (Qualitätsaufzeichnungen, auch als Nachweisdokumente bezeichnet). Solche Aufzeichnungen dokumentieren, in wieweit Qualitätsanforderungen erfüllt worden sind - oder eben nicht. Die neue Norm ISO 9001:2015 fordert in Abschnitt 4.4.2 "Die Organisation muss in erforderlichem Umfang ... dokumentierte Informationen aufbewahren, so dass darauf vertraut werden kann, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt werden. Über Aufbewahrungsfristen wird hier nichts gesagt, auch an anderer Stelle nicht. Das ist in so fern logisch, als technische Regelwerke, Vertragsvereinbarungen und sonstigen Randbedingungen für verschiedene Branchen in der Regel solche Aufbewahrungsfristen definieren. Diese können sehr lange sein, z. T. deutlich über 20 Jahre.

Jedes Unternehmen tut übrigens gut daran, solche Qualitätsaufzeichnungen nicht nur deswegen zu archivieren, weil es wegen des QM-Systems sein muss. Eigentlich sind Qualitätsaufzeichnungen nämlich DIE Quelle für interne Verbesserungen. Aber nicht alle Qualitätsaufzeichnungen sind numerisch, und lassen sich mehr oder weniger problemlos mit statistischer Prozesskontrolle überwachen oder sonst mit Software analysieren. Was also tun mit den Aufzeichnungen, die nicht in Form von reinen Zahlenwerken vorliegen?

Unter dem Begriff "unstrukturierte Daten" wird alles das verstanden, was Menschen üblicherweise entweder als frei formatierten Text verfassen, oder in Felder eintragen, die vielleicht "Bemerkung", "Kommentar" oder "Notiz" heißen. Eben das, was man sich denkt, und versucht, in Worte zu fassen. Gerade dort, wo die Automatisierung gering ist, weil man noch nicht so genau weiß, wie es läuft (Entwicklung) finden sich Qualitätsaufzeichnungen in unstrukturierter Form. Ein typischer Fall wäre ein Laborbuch, das bereits am Computer geführt wird. Aber auch historische Produktionsdaten existieren oft auf diese Weise. Aber eben auch jedes andere Dokument, unabhängig davon, in welchem Format die Daten vorhanden sind.

Numberland ist als Ingenieurbüro seit mehr als 20 Jahren auf die Analyse unstrukturierter Daten spezialisiert. Wie lesen "Text" in beliebigen Formaten aus beliebigen Quellen.

Selbst dann, wenn der "Text" nur als gescanntes Dokument existiert, können wir Ihnen weiterhelfen. So ist es z. B. möglich, unterschiedlichste Messgrößen oder Werkstoffnamen zu erkennen und Ihnen dabei zu helfen, unstukturierte Daten in strukturierte Daten zu wandeln, um sie anschließend in einem beliebigen Format wieder zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie gerne wissen möchten, wie durch Analyse dieser Dokumente künftig Fehler vermieden werden können, weil bereits vorhandenes Wissen besser genutzt werden kann: wir beraten Sie gerne (Erstberatung kostenfrei!).

Gerne zeigen wir Ihnen die im Rahmen einer Videokonferenz, was möglich ist. Es ist einen Versuch wert, finden Sie nicht auch?

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